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Comment j'organise le classement électronique dans mon ordinateur

Bonjour à tous,

J'avais envie de vous parler aujourd'hui de classement informatique, parce que je trouve qu'il n'y a rien de plus pénible que de chercher quelque chose et de ne pas le trouver... c'est aussi valable pour les documents papier, mais, cela fera l'objet d'un autre article.

Alors oui, il y a une fonction "rechercher" dans Windows qui permet de retrouver assez facilement les choses, mais autant je m'en sers pour mes mails, autant dans l'ordinateur, je n'aime pas du tout.

Le classement, c'est très personnel, et il n'y a pas de "norme", donc c'est toujours un peu le flou artistique. Moi-même, avant de trouver mon classement idéal, m'arrachais les cheveux parfois pour chercher le bon document au bon moment.

Mais heureusement, j'ai trouvé ma méthode de classement et bien sûr, je vous la partage. A vous ensuite de prendre ou laisser...

Comme toujours, j'ai commencé par faire un état de mon ordinateur, cela n'était pas très joli :-(
Le disque dur de mon ordinateur, 3 à 4 espaces de stockage différents, car je travaille avec l'un ou l'autre pour mes clients...des fichiers partout, mais lesquels dans quoi... Compliqué !

J'avais donc une arborescence sur mon disque dur, une autre dans mon drive et quelques fichiers qui restaient dans ma dropbox. J'avais aussi des dossiers dans un dossier "old" que je n'avais pas pris le temps de ranger.

J'ai donc regardé ce qui se cachait dans tous ces différents espaces et j'ai noté sur une feuille, comme un mindmap, les différentes choses.

J'ai ensuite pu ressortir 5 grosses rubriques, que je vais vous détailler. J'ai décidé d'attribuer un code numérique aux rubriques pro et un code alphabétique aux rubriques perso. (Pour l'instant, j'ai tout regroupé dans une seule et même rubrique A-PERSO, bizarrement mes rubriques perso, comme il y en a moins étaient pas trop mal rangées, donc j'ai juste séparé comme ça.)

Voici donc mes rubriques "pro"

1-ENTREPRISE, cette rubrique est composée de 5 sous-rubriques
    • 11-DOC_ADMIN, où j'ai placé tous les documents relatifs à mon entreprise (statut, RIB, LOGO, Modèles de documents, etc)
    • 12-STRATÉGIE, j'ai placé ici les documents relatifs à ma stratégie d'entreprise (mes valeurs, ma mission de vie et le plan stratégique de mon entreprise)
    • 13-ORGANISATION, j'ai séparé ici l'organisation de l'entreprise et ma propre organisation. J'ai placé ici les ressources relatives à la gestion de l'entreprise, la gestion du temps, mais aussi mes kits à imprimer, les pages de mon agenda, etc. 
    • 14-COMPTABILITÉ, Ici, c'est très simple, il s'agit des déclarations trimestrielles de CA, de mes factures et de mes devis. 
    • 15-RESSOURCES. J'ai créé un dossier ressources pour chaque rubrique et j'y mets toute ma biblio.
2-CLIENTS, cette rubrique est composée de 2 sous parties, en cours et anciens. Ensuite les dossiers sont remplis en fonction des activités que je fais pour ces clients. Personnellement, je ne fais pas de fiches clients, mais je pense que c'est malgré tout assez utile. Je ne suis pas fermée à l'idée, mais pour l'instant, cela ne me manque pas.

3- PROJETS, j'avoue que c'est ma rubrique préférée. Ici, j'ai encore 4 sous-rubriques

    • 31-EN COURS, j'essaie ici de ne garder que 3 projets en même temps, sinon je n'y arrive pas. (Actuellement, j'en ai 4 mais un en sommeil)
    • 32-CLOS, j'aime bien cette partie, car cela veut dire que j'avance, il pourrait aussi se retrouver ici des projets qui ne me correspondent plus. 
    • 33- IDÉES, ici, c'est tous les projets que je souhaite réaliser. J'ai deux projets dans cette rubrique pour l'instant, ma fameuse formation RSE, qui me tient à cœur et une autre dont vous entendrez peut-être parler un jour. 
    • 34- RESSOURCES, j'ai placé ici toutes les ressources que je trouve sur la gestion de projets. J'aime toujours apprendre et j'ai besoin de pouvoir y revenir régulièrement. 
4- MARKETING, Ah je l'aime bien aussi celui-là ! C'est d'ailleurs la rubrique la plus fournie. 
    • 41- VIDÉOS, j'ai décidé de mettre toutes mes vidéos au même endroit, car elles peuvent servir à plusieurs occasions. Je ne parle ici que des vidéos gratuites qui font partie de mon contenu. 
    • 42- BANQUE-IMAGES, j'ai mon stock d'images qui correspondent à mon branding, et je viens piocher ici en priorité pour mon site internet ou autre. 
    • 43-RESSOURCES, là encore, il y a tellement de choses à apprendre, à savoir, que je me suis créé une rubrique ressource afin de pouvoir tout regrouper. 
    • 44-RÉSEAUX-SOCIAUX, calendriers éditoriaux, articles, images déjà créées, tout est ici. 
    • 45-IDÉES-ARTICLES, comme son nom l'indique cette rubrique comporte toutes mes idées d'articles ou les ressources pour les articles que j'ai envie d'écrire. Généralement, je commence l'article sur un doc et je le place ici. Parfois, il y a juste le titre... 
    • 46-CONTENU PRODUIT, je place ici tous mes contenus car je peux décider de les réutiliser, avec la visibilité des réseaux sociaux, c'est possible. 
    • 47-LISTING-PROSPECTION, c'est mes listes de prospects, cette rubrique n'est plus très fournie. 
    • 48-VŒUX, pour moi la carte de vœux, n'est pas vraiment une action marketing. Car c'est plus un message de remerciement, généralement, mais il fallait bien la mettre quelque part :-)
Voilà, avec la rubrique perso, les 5 parties de mon disque dur. Depuis que j'ai cette organisation, je gagne du temps en trouvant mes documents :-)

J'ai une version de cette arborescence détaillée dans mon agenda, qui me permet de visualiser rapidement ce qu'il y a dans les parties.

L'avantage c'est que cela permet aussi de gagner du temps, par exemple, on a des idées d'articles, mais on sait plus quoi, comment, où... Là, l'article étant déjà commencé, cela motive. 

Et vous alors, c'est comment chez vous ? Avez-vous trouvé votre organisation idéale ?







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