Accéder au contenu principal

Gestion de projets avec Outlook !




En tant que secrétaire indépendante, je facture souvent mes clients à l’heure. Quand on n’a pas beaucoup de clients, c’est assez simple à gérer, mais cela peut vite devenir difficile. 

J’ai également besoin de mesurer les actions que je mets en place pour ma prospection pour voir si elles sont rentables ou pas. J’ai donc encore une fois besoin de savoir le temps que je passe sur chaque chose. 

J’ai cherché des logiciels de gestion de projets, j’ai trouvé des choses intéressantes. Mais il fallait aller se connecter sur un site pour gérer tout cela, ce n’est pas très pratique (et si ce n’est pas pratique, cela m’énerve assez vite !.. Vous devez commencer à le savoir:-))

A mon arrivée à Crealead, j’ai dû me mettre à leur façon de travailler. En pleine réflexion sur le sujet, on m’a demandé de remplir le calendrier Outlook avec les activités, de façon à pouvoir imputer les coûts s’y reportant. 

Toujours intéressée pour apprendre de nouvelles astuces, j’ai demandé plus d’informations et le fonctionnement. 

Et là, miracle ! Un outil de gestion de projets, gratuit, convivial et efficace. 
En effet, il vous suffit de mettre vos activités au fur et à mesure dans le calendrier Outlook (oui, le faire une fois par mois, cela ne sert plus à rien.. J’ai testé pour vous ( on a déjà du mal à se rappeler de ce qu’on a fait la veille quand il faut tout détailler !)

À chaque période (en fin de mois me semble le plus logique), on fait une petite extraction : 
On se met sur le calendrier : Fichier/Importer ou exporter ==> choisir exporter les données vers un fichier ==> Choisir le logiciel que vous souhaitez utiliser (je vous conseille Excel, plus pratique pour la suite) ==> Cliquer sur calendrier (si vous suivez, vous avez bien compris qu’on cherche à exporter notre calendrier ! )==> Choisir un emplacement (ça, je vous laisse faire) 

Et voilà !

Vous ouvrez le fichier et vous avez peur ! Oui, c’est vrai c’est un fichier pas très accueillant…

 Mais en supprimant les colonnes inutiles et en mettant des petites options de tri ! Vous voilà en possession d’un outil super efficace !

Vous pouvez même mettre des catégories (moi, j’aime bien, cela parle mieux et cela permet de dire à ses clients : "j’ai passé tant de temps sur tel projet », etc. Et en plus c’est joli avec les couleurs ! )

Je vous expliquerai dans un prochain article comment synchroniser Outlook sur un autre PC, comme cela vous pouvez mettre à jour votre calendrier plus facilement.
Et vous alors comment vous gérez vos projets ?

Commentaires

Enregistrer un commentaire

Posts les plus consultés de ce blog

Transcription d’entretiens sociologiques.

Les étudiants en master de sociologie doivent rédiger pour la fin de l’année un mémoire. Dans cette matière, il y a une méthodologie pour la rédaction de celui-ci. Le sujet de ce mémoire peut être enrichi de deux façons : soit grâce à une étude complète composée de 150 à 200 questionnaires, soit grâce à une bonne quinzaine d’entretiens. C’est de ces entretiens que nous allons parler, car ils peuvent être confiés à une secrétaire indépendante.
Dans la grande majorité des cas, ces entretiens durent environ 1 heure. 1 heure d’entretien signifie entre 4 à 8 heures de travail de transcription en fonction de la personne qui retranscrit. 
Attention à la qualité du fichier son ! Il vaut mieux demander un exemple du fichier (ou des fichiers s’il y en a plusieurs) car un mauvais son peut rendre le travail très pénible !
En effet, un entretien sociologique doit être retranscrit en mot-à-mot car pendant l’entretien il est possible que certaines choses passent inaperçues ou ne paraissent pas im…

2016 : Petit Bilan

Bonjour à tous,

Me revoilà sur mon blog, trop délaissé depuis des mois, pour vous faire un petit bilan... oui, j'adore les bilans c'est ce qui nous fait avancer.

Bilan financier : Depuis 2 ans, je tourne aux alentours du plafond donc je suis pleinement satisfaite. J'ai du refuser quelques clients ponctuels qui ont été récupérés par les copines, je ne souhaitais pas changer de statut. 

Bilan clients : Depuis 3 ans et demi j'ai des clients réguliers, mais pas forcément les mêmes ! J'ai un client fidèle depuis 2013, et les autres sont des nouveaux clients du début de l'année 2016. Car oui, 2015 s'est super bien passé et badaboum début 2016, j'ai perdu un assez gros client en janvier (Bonne année !!! lol)  alors que je travaillais pour elle depuis plus d'un an... mais c'est pour la bonne cause, car elle s'est agrandie, donc je suis contente d'avoir contribué à cela.
J'ai également perdu un autre client, une association qui a perdu des s…