Automatisez vos processus : Un exemple


Bonjour,

Je vous parle souvent d'automatisation et certains ont du mal à comprendre de quoi il s'agit.

Je vous donne donc un exemple concret, cela sera plus explicite.

J'ai un client pour qui je dois vérifier des fiches avant mise en ligne sur le site internet. Il doit y avoir une centaine de fiches.

Au lieu de me lancer tête baissée sur la vérification des fiches, j'ai opté pour une petite préparation.

1- J'ai fait une check liste sur 1 page avec tous les points de vigilance que je devais apporter. Cela ressemble à ça :


  • Vérifier les titres,
  • Vérifier les Noms propres, 
  • Vérifier les fautes d'orthographe
  • Vérifier les espaces sur les titres


Attention :  c'est un document de travail interne, donc ce n'est pas grave s'il y a des fautes d'orthographe ou s'il n'est pas parfait ! Ne pas perdre de temps à la création de cet outil ! 

2- J'ai ensuite passé ce document à la plastifieuse, afin de pouvoir cocher avec un feutre Véléda pour chaque fiche. 

3- J'ai créé un fichier Excel avec différents éléments : Nom du créateur de la fiche (ils sont 4 chez moi à pouvoir faire des fiches), La date de vérification par moi, la date de vérification par la personne et la date d'envoi au gestionnaire du site internet. 

Cette petite procédure, simple, comme vous pouvez le voir me permet de ne pas oublier des choses lors de la vérification. A chaque fiche, toutes les cases doivent être cochées. 

Cela me fait gagner du temps, car je ne réfléchis pas à chaque fiche à ce que je dois vérifier.

Cela me fait gagner en qualité, car je n'oublie pas de point de vigilance. 

Cela me fait gagner en confiance, car je sais dire exactement à mon client quand j'ai vérifier la fiche, quand je l'ai fait passer au gestionnaire du site, etc. 

Et puis, je suis une personne qui n'aime pas les tâches récurrentes, j'ai vraiment tendance à me disperser. Là, je suis rassurée, car j'ai ma feuille de route, et je sais ce que je dois faire. 

Ceci est un exemple parmi tant d'autres ! Je vous en posterai de temps en temps pour illustrer mes propos :) 

Si vous avez besoin d'aide pour vous créer des automatisations ou voir ce qui a besoin d'être automatisé dans votre entreprise, contactez-moi pour bénéficier d'un appel découverte de 30 minutes gratuit.  





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