Ne rangez pas vos documents papier de suite !

décembre 07, 2018

Bonjour !

Ah là là, je pense que je vais me faire taper sur les doigts avec ce titre ! Mais nous cherchons l'efficacité, n'est-ce pas ! Donc, oui, je le dis et je l'assume, mieux vaut ne pas ranger chaque document au fur et à mesure... même si c'est ce qu'on nous apprend depuis des années !

En effet, les choses ont changées, et nous ne sommes plus à l'air du courrier !! Donc, il nous faut aussi changer notre façon de travailler.

Donc... personnellement, je range le courrier papier, toutes les semaines... voire tous les mois !

Par contre, je le scanne de suite !! 

Mais pourquoi je ne range pas le courrier de suite ? Parce que je ne vais pas

- Chercher le classeur,
- Ouvrir le classeur,
- Chercher le bon endroit pour classer,
- Ranger le document,
- Fermer le classeur,
- Ranger le classeur.

Pour 1 seul document ! Non ! C'est beaucoup plus efficace et productif de ranger plusieurs documents en même temps, vous ne trouvez pas ? D'autant que, je vous le rappelle, tous ces documents sont scannés.

Et comme vous avez mis en place un super classement électronique (si ce n'est pas le cas, il n'est pas trop tard, regardez cet article), vous retrouvez facilement vos documents.

Donc concrètement, comment je fais :

Je reçois le courrier papier et je le scanne DE SUITE, je range les scans directement dans les dossiers concernés.

Je parle bien de courriers nécessaires à l'entreprise, je jette les pub ou autres sollicitations non souhaitées immédiatement.

Je préviens éventuellement la personne concernée par ce courrier en lui envoyant un mail lui expliquant le sujet du courrier et la suite qu'elle a à donner.

Ensuite, je mets le document dans une bannette spécifique "A classer".

Ensuite, quand j'ai 5 minutes, je regroupe les courriers en fonction des classeurs et par date et je range mes documents dans les classeurs associés.

J'ai 5 classeurs :

1- Entreprise : J'ai plusieurs onglets dans ce classeur en fonction des organismes, etc. Je regroupe les courriers de l'URSSAF, la mutuelle, les charges sociales, les impôts, etc. Tout ce qui a trait à l'entreprise (si pas de salarié, j'ajoute également dans ce classeur les informations sur le dirigeant de l'entreprise)

2- Recettes : Je classe ici toutes les factures émises par date de création. J'ai un onglet "payé" dans lequel je bascule les factures une fois qu'elles sont payées après avoir écrit sur la facture la date et le moyen de paiement.

3- Dépenses : Je classe ici toutes les factures de dépenses par mois, généralement je les numérote en fonction du relevé bancaire pour envoyer au comptable, donc je les classe par numéro. Je ne range que les factures payées, les factures à payer sont dans une bannette en attente.

4- Banque : Je classe ici les relevés mensuels, ainsi que les relevés de CB séparés par un onglet. J'ai un autre onglet pour les factures des frais bancaires. Les preuves de virements aux gérants, le cas échant, sont classés dans un autre onglet.

5- Salaires : La plupart des entreprises dans lesquelles je travaille ont des salariés, j'ai donc un classeur où je range les bulletins de salaire par mois.

J'ai d'autres boites de rangement dont je vous parlerais plus tard.

L'important, donc est de scanner tous vos documents et les ranger correctement au niveau informatique, comme vous pouvez le voir ! Vous gagnerez ainsi du temps de recherche.
En cumulant le classement de plusieurs documents du même type, vous gagnez également du temps de rangement.

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1 commentaires

  1. Bonjour Stéphanie,

    Je suis contente de lire enfin qu'une personne ne range pas ses papiers dans la minute qui suit. Tout comme toi, je le fais une fois par semaine ou tous les quinze jours selon la quantité reçue.

    Par contre, je n'ai pris l'habitude de scanner qui est très bonne, donc je vais m'y mettre !

    Merci pour tes articles toujours très intéressants.

    Vanessa

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