Stéphanie Didier - La Steph'Académie !

Bonjour, Aujourd'hui, j'avais envie de faire un point sur les solutions bureautiques qui s'offrent à vous. Vous démarrez votre activité, et vous avez besoin d'une suite bureautique. Si, si, vous en avez besoin, même si vous n'êtes pas secrétaire ou que l'administratif vous rebute. Vous allez bien devoir écrire quelques courriers et je vous conseille fortement de faire un petit tableau pour suivre un peu vos indicateurs, donc un tableur est également le minimum. Vous pouvez selon votre activité avoir besoin d'un logiciel de présentation. Je ne parle même pas de l'agenda et de la boîte mail, qui sont les deux indispensables. Vous avez de la chance, plusieurs options gratuites ou payantes s'offrent à vous : Microsoft Office : Soyons clairs, c'est le must ! Les outils Microsoft sont très puissants et vous permettent de faire de nombreuses choses. Les fonctionnalités sont toutes de plus en plus poussées pour vous faire gagner du temps et ê...

Bonjour à tous, Afin de ne pas avoir à réécrire vos coordonnées à la fin de chaque mail, et aussi et surtout pour faire plus professionnel, je vous invite à créer une signature pour vos mails. Ainsi à chaque fois que vous cliquerez sur nouveau message, vous aurez votre signature automatiquement. Qu'est ce qu'une signature mail : Voici la définition de Google, qui est assez claire : "Une signature d'e-mail est un texte personnalisé (vos coordonnées ou votre citation préférée, par exemple) qui est inséré automatiquement en tant que pied de page à la fin des messages Gmail." Comment créer une signature mail : Vous allez dans votre messagerie Gmail (ai-je besoin de préciser cela?) vous avez sur la droite une petite roue crantée, qui correspond aux paramètres. Vous cliquez dessus et vous avez les paramètres généraux de Gmail. Nous reviendrons sur ces paramètres, mais si vous descendez un peu vous allez voir un gros carré blanc, qui est l'endroit où vo...

Voilà plus de 6 mois que je suis en activité. Comme j’aime avancer sans refaire les mêmes erreurs je me suis fixée 5 grandes règles à respecter. Je vous les partage, afin qu’on puisse échanger sur le sujet.  1-Mon principal client c’est MOI ! Et oui, au début on n’a pas de client, donc on prospecte tout le temps. On ne se pose pas de questions. Puis vient le premier client, dans mon cas, ce fut un client en prospection téléphonique. Je débutais dans cette prestation et cela m’a pris un peu de temps pour trouver mes marques. Mais après 4 heures de prospection téléphonique par jour pour lui, je n’avais pas trop envie de prospecter pour moi. Au bout de 2 mois de travail pour lui et 6 mois d’activité totale, je n’avais toujours que lui (ce qui est déjà pas mal on est bien d’accord !). J’ai donc cherché comment trouver d’autres clients et surtout comment m’organiser pour reprendre ma prospection téléphonique car, je pense que c'est une force pour moi. J’ai lu un li...

Le 5 juillet, j’ai signé le renouvellement de mon contrat ce qui correspond à 6 mois d’activité. Le temps de faire le petit bilan des 6 mois. Ce que je retiens c’est que le temps passe super vite ! Déjà 6 mois ! J’ai l’impression de n’avoir rien vu passer ! J’ai beaucoup prospecté et je n’ai encore pas vu de retours de cette prospection. Ce qui est quelque peu décourageant. Mais je sais qu’il faut semer les petites graines et récolter les fruits plus tard. Donc je reste motivée. J’ai la chance d’avoir un premier client régulier très sympathique. J’en ai eu d’autres ponctuels mais je compte en avoir au minimum un autre régulier avant la fin de l’année. C’est mon objectif. Je vais donc tout faire pour y arriver ! J’ai la chance de faire partie d’une coopérative. En début d’activité j’ai pris le temps de faire pas mal de formations qui m’ont permises de me recadrer. J’ai recentré mon offre et j’ai pu mieux cibler ma prospection. Je me suis rendu...

Aujourd’hui c’est Jean Pierre qui nous parle de son activité. Jean Pierre est passionné d’informatique depuis toujours. Il a un métier qu’il exerce les matins, qui le fait se lever très tôt, mais il a quand même décidé de se lancer dans l’aventure de l’ entrepreneuriat « avec zéro client en vue et zéro euro pour débuter ». Et de rien, il a fait une belle aventure. Au bout de 3 ans d’existence, il nous confie que le chemin est semé d’embûches mais que quand il sort de chez un client qu’il a réussi à fidéliser, et que celui-ci lui dit : "Merci !!" avec un grand sourire, cela lui procure une grande fierté (et on le comprend !). La plus grande difficulté de Jean Pierre est de se faire connaître, pas facile de créer ses documents commerciaux ou de faire de la publicité avec un petit budget et pas « de formation de graphiste ». Mais il a quand même réussi à faire lui-même son site internet et le référencement de celui-ci ! Mais grâce à son t...

Les étudiants en master de sociologie doivent rédiger pour la fin de l’année un mémoire. Dans cette matière, il y a une méthodologie pour la rédaction de celui-ci. Le sujet de ce mémoire peut être enrichi de deux façons : soit grâce à une étude complète composée de 150 à 200 questionnaires, soit grâce à une bonne quinzaine d’entretiens. C’est de ces entretiens que nous allons parler, car ils peuvent être confiés à une secrétaire indépendante. Dans la grande majorité des cas, ces entretiens durent environ 1 heure. 1 heure d’entretien signifie entre 4 à 8 heures de travail de transcription en fonction de la personne qui retranscrit.  Attention à la qualité du fichier son ! Il vaut mieux demander un exemple du fichier (ou des fichiers s’il y en a plusieurs) car un mauvais son peut rendre le travail très pénible ! En effet, un entretien sociologique doit être retranscrit en mot-à-mot car pendant l’entretien il est possible que certaines choses passent inaperç...

Pour celles et ceux qui ont le pack office. C’est vraiment tout simple, tout d’abord il faut collecter des adresses. On les place dans un fichier Excel pour rendre la recherche des destinataires plus facile. Attention a bien nommer les colonnes, ces noms seront vos champs de fusion que vous pourrez insérer dans votre Email.  Ensuite on rédige un document Word comme si c’était un E-mail (ne pas oublier la signature et la phrase de rétractation). Vous pouvez sélectionner "html" dans le type de document, afin d'avoir le même visuel que dans un Email.  On clique sur l’onglet Publipostage et puis « sur démarrer la fusion et le publipostage ». On choisit « messages électroniques ». On sélectionne ensuite les destinataires avec « utiliser la liste existante » (puisque vous l’avez faite sur Excel), allez chercher votre liste (nommez-la de façon à la repérer facilement).  Insérez les champs de fusion que vous souhaitez où ...

Il y a quelques temps j’ai assisté à une formation marketing , cette formation m’a beaucoup aidée, et peut-être que cet article vous aidera un peu aussi. Premier jour de formation, on nous a demandé de faire une présentation flash de 2 min environ. Là je me suis rendue compte que je n’avais pas de cible précise et que je ne savais pas très bien expliquer mon projet (et j’étais loin d’être la seule). Je me suis un peu alarmée, car j’avais bien préparé mon projet, je savais à qui il était destiné, mais finalement je n’arrivais pas à bien l’exprimer. Comme je n’avais pas de cible précise et mal défini mon offre, j’étais bloquée dans ma prospection. Je partais un peu dans tous les sens et je m’éloignais de l’essentiel : mon projet. Il m’a donc fallu définir UNE cible de prospection . En effet, je prospectais les médecins (pour de la permanence téléphonique), les artisans (pour du secrétariat sur site ou à distance), les professions libérales (pour de la transcription aud...

(DU)Document Unique ou (DUER) Document Unique d’Evaluation des Risques Le Document Unique sert à transcrire les résultats de l’évaluation des risques et à lister les solutions à mettre en œuvre. Il est obligatoire depuis 2001 dans toutes les entreprises quel que soit le secteur d’activité et le nombre de salariés . Il doit recenser tous les risques professionnels identifiés dans l’entreprise par le chef d’entreprise. Les salariés peuvent participer à la réalisation de ce document dans les petites structures, tout comme ce sont généralement les instances de représentation du personnel qui s'en chargent dans les plus grandes. Il doit être réévalué tous les ans (et après chaque accident du travail) et doit permettre de mettre en place un plan d’actions en prévention. Le chef d’entreprise est le seul responsable de ce document, même s’il mandate une autre personne pour le faire. Il doit être mis à la disposition de toute personne qui peut en avoir besoin (représentan...

Comment savoir si les gens à qui j’envoie des mails consultent mon site internet via le lien inclus dans le mail ? Tout d’abord on écrit le mail… (Jusque là tout le monde connait...) Ensuite on met le lien vers notre site internet (c’est là qu’il y a la petite astuce) mais on utilise une fonction qui pourra être analysée par Google Analytics (on est bien d’accord qu’il faut s’inscrire sur Google Analytics avant… sinon cela ne marche pas…). Il vaut mieux utiliser la fonction lien (souvent représentée comme ceci ∞ ) ce sera plus facile. Voici à quoi cela correspond  : Détail du fameux lien : http:// www.monsiteinternet.com /?utm_source= identifiant1 &utm_medium= identifiant2 &utm_campaign= identifiant3 http://www.monsiteinternet.com/  : adresse de votre site (vous aviez compris.. lol) identifiant1 : Vous devez mettre quelque chose qui vous permet de distinguer votre envoi (exemple prospection, ou rela...

Quelquefois, il m’arrive de m’interroger sur des règles grammaticales. Devant la complexité de la langue française, je me prépare des petites fiches. Je me suis dit que cela pourrait éventuellement être intéressant de partager mes recherches avec vous. Commençons par : Le pluriel des noms simples. Il y a deux grandes règles simples : Les noms communs prennent un s au pluriel et les adverbes sont invariables. Mais si cela était si simple… Ce ne serait pas drôle. Il existe donc des exceptions et des cas particuliers. Commençons donc par les exceptions : Les noms en «AU, EAU» prennent un x au pluriel sauf : Landaus et sarraus. Les noms en  «EU» prennent également un x sauf : Bleus et pneus Les noms en «Ou» prennent un s sauf les fameux : Bijoux, choux, cailloux, genoux, hiboux, poux, joujoux. Les noms en «AL» font  «AUX» au pluriel sauf : cals, bals, carnavals, pals, récitals, régals, festivals et chacals, avals, cérémonia...