Les 5 étapes de relances de factures.

Votre trésorerie est très importante pour votre société, c’est elle qui lui garantit une bonne santé.

La seule façon d'avoir une trésorerie saine est de bien suivre ses factures et de relancer dès que c'est nécessaire.

Voici les XX étapes qui vous permettent de suivre vos règlements. 

Etape 1 : relance téléphonique : 
En général, une première relance par téléphone est faite 10 jours après l'échéance de la facture. Cette première relance est cordiale, je m'assure que le client a bien reçu la facture.
Généralement, je demande simplement s'ils ont bien reçu la facture, cela permet d'engager la conversation et mon interlocuteur me dit où en est le paiement. 

Etape 2 : relance par écrit
Si au bout de 30 jours suivant cette relance, il n'y a toujours pas de règlement, j'envoie une seconde relance par courrier. Toujours cordiale mais écrite, en général la procédure s'arrête là.
Je procède par mail, et là encore mon ton est cordial mon mail peut commencer ainsi : 

"Sauf erreur de ma part, je n'ai pas reçu le règlement de la facture XXX du XXX. Consciente que cela n'est qu'un oubli de votre part, je vous remercie de faire le nécessaire pour procéder au paiement de celle-ci...."

Etape 3 : 2ème relance écrite. 
15 jours après la deuxième relance, si je n'ai toujours pas de règlement. Je relance par mail avec un ton un peu plus ferme, mais toujours cordial. J'ouvre également la discussion au cas où mon client a une difficulté de paiement, ce qui peut toujours arriver. Je préfère le savoir et mettre en place des actions au lieu de ne plus avoir de nouvelles. 

"Sauf erreur de ma part, je n'ai toujours pas reçu le règlement de la facture XXX du XXX et ce malgré mes précédentes relances. Pourriez-vous me dire ce qu'il en est du paiement de celle-ci. Si toutefois vous rencontriez un problème pour son règlement n'hésitez pas à me contacter afin que nous puissions en discuter."


Etape 4 : 3ème relance écrite avec RAR. 
(Je n'ai jamais eu à faire cette étape, jusqu'à présent.)
La troisième relance est écrite avec accusé de réception et menace d’envoi de la créance au contentieux intervient 30 jours après. Là, cela ne peut plus être une erreur ni un oubli.
Le ton est beaucoup plus ferme et ne laisse plus de place à la discussion. 

"Malgré plusieurs relances de ma part, je reste toujours en attente du règlement de la facture XXX du XXX. 
Je vous informe que sans nouvelles de votre part d'ici 8 jours, je me verrai obligée d'engager des poursuites à votre encontre". 

Etape 5 : Envoi d'une mise en demeure.
Si toujours rien au bout de 10 jours, j'envoie une mise en demeure.
Il existe des sites internet qui vous permettent d'envoyer vos mises en demeure, vous pouvez également trouver des modèles sur internet ou demander à une secrétaire indépendante spécialisée de la réaliser pour vous.

Afin de suivre correctement l'état des factures, vous pouvez créer un tableau Excel qui rappelle les factures qui sont en retard, avec une couleur pour chaque relance à faire (bleu pour première relance, orange pour deuxième relance, rouge pour troisième relance).

Cette procédure peut être adaptée à vos besoins, le tout est de suivre ce cheminement.
La plupart des logiciels de comptabilité permettent d'extraire les factures en retard.  
Voir mon article sur le sujet.

Cette organisation vous semble lourde à mettre en place, cependant, je vous conseille d'automatiser les processus afin d'avoir des modèles prédéfinis pour chaque situation. 

Je peux vous aider à la mise en place de ces processus, contactez-moi pour bénéficier d'un échange gratuit. 

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